
Regolamento per lo svolgimento delle riunioni in modalità telematica degli Organi collegiali dell’associazione Arci La Dimora APS
ed. 30 agosto 2022
Art. 1 – Oggetto
- Il presente regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi collegiali dell’associazione Arci LA Dimora APS, e va ad allegarsi al Regolamento Generale, di cui fa parte integrante.
- Sono Organi collegiali dell’associazione interessati dal presente regolamento gli organismi definiti dall’Art. 8 dello Statuto vigente.
- Questo stesso regolamento viene esteso e si applica altresì agli eventuali Gruppi di Lavoro tematici istituiti con apposita delibera dall’Assemblea o dal Consiglio Direttivo.
Art. 2 – Definizioni
- Ai fini del presente regolamento sono definite “riunioni in modalità telematica” le riunioni degli Organi collegiali che si svolgano nelle seguenti due modalità alternative:
a) uno o più componenti, collegati per teleconferenza, partecipano anche a distanza, ossia da luoghi diversi, anche differenti tra loro, dalla sede formale dell’incontro fissato nella convocazione;
b) lo svolgimento della riunione e la manifestazione del voto avviene attraverso l’uso e lo scambio della posta elettronica ordinaria o certificata all’interno del dominio ladimoragdr.it o certificata. - Per teleconferenza si intende l’utilizzo di canali elettronici finalizzato a facilitare la comunicazione simultanea tra gruppi di persone situate contemporaneamente in due o più luoghi diversi, attraverso modalità telematiche audio e video, o altrimenti anche solo audio (cellulari oppure via internet o satellite).
- Nel caso specifico ed esclusivo del Consiglio Direttivo, si considerano teleconferenze anche le riunioni d’urgenza svolte attraverso il canale testuale riservato del gruppo Whatsapp dedicato.
- Quale sede formale dell’incontro, che deve essere indicata nel verbale, s’intende il luogo nel quale la riunione viene convocata e coincide con il luogo di presenza fisica del Segretario verbalizzante.
Art. 3 – Requisiti tecnici minimi
- La partecipazione a distanza alle riunioni di un Organo collegiale nelle ipotesi di cui all’art. 2 comma 1 lett. a) presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a garantire:
- la riservatezza della seduta;
- l’identificazione degli intervenuti;
- nel caso di teleconferenza, la reciproca percezione audiovisiva/audio tra tutti i membri che consenta ai componenti dell’organo di partecipare in tempo reale a due vie e, dunque, il collegamento simultaneo tra tutti i partecipanti su un piano di perfetta parità al dibattito;
- la visione degli atti della riunione;
- lo scambio di documenti;
- la visione dei documenti sottoposti alla discussione e oggetto di votazione;
- la discussione, l’intervento e il diritto di voto in tempo reale degli argomenti affrontati.
- Al fine di consentire in ogni caso la conoscibilità degli atti della riunione fra tutti i partecipanti, è comunque possibile, preventivamente o contestualmente alla seduta, l’utilizzo della casella di posta elettronica istituzionale, di sistemi informatici di condivisione di files (ad es. cloud) o tramite fax.
Art. 4 – Convocazione e svolgimento delle sedute
- La convocazione delle adunanze degli Organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata, a cura del Presidente ovvero del Segretario dell’associazione, a tutti i componenti dell’Organo secondo le modalità previste dallo Statuto.
1bis. Viene prevista la possibilità, per quanto riguarda il solo Consiglio Direttivo e gli eventuali Gruppi di Lavoro, di convocare una riunione d’urgenza in deroga alle tempistiche e modalità di convocazione previste dallo Statuto e dal presente regolamento, qualora l’imponga la necessità di discutere e/o deliberare su questioni immediate e non differibili.
- La convocazione di cui al comma 1 contiene l’indicazione espressa del possibile ricorso alla modalità telematica e le relative motivazioni, unitamente alle risorse necessarie a permettere la partecipazione e l’identificazione dei convocati.
- Per la validità delle riunioni in modalità telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per le riunioni ordinarie.
- È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che consenta il rispetto delle prescrizioni di cui al presente regolamento e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti che garantiscano la segretezza della seduta.
- Preliminarmente alla trattazione dei punti all’Ordine del giorno, compete al Presidente e al Segretario verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti e la loro identificazione.
5bis. Le eventuali deleghe alla partecipazione all’Organo collegiale vengono verificate e gestite secondo le medesime procedure previste a Statuto.
- La manifestazione del voto può avvenire:
a) in modo palese, nominativamente;
b) in modo segreto, mediante l’utilizzo di moduli anonimi, accessibili esclusivamente ai Soci membri dell’Organo collegiale attraverso l’account istituzionale. - Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso alla riunione, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente della Giunta e del Consiglio che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere interrotta e/o rinviata.
- Qualora durante una votazione si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, il Presidente riapre la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione, tenuto conto che i componenti collegati in videoconferenza sono considerati assenti giustificati. In tal caso restano valide le deliberazioni adottate fino al momento della sospensione della seduta.
- Qualora durante lo svolgimento della riunione vengano meno altri requisiti di cui all’Art. 3 comma 1), Presidente e Segretario possono concordemente disporne l’immediata interruzione e/o il rinvio.
- Laddove non diversamente disposto dal presente regolamento, nello svolgimento delle riunioni valgono le medesime procedure previste in caso di riunione in presenza.
Art. 5 – Verbalizzazione delle riunioni
Nel verbale della riunione deve essere riportato:
- la modalità di svolgimento della seduta;
- (solo nel caso del Consiglio Direttivo) l’indicazione dell’avvenuta convocazione d’urgenza, ai sensi del presente Regolamento;
- la dichiarazione dell’avvenuta identificazione dei partecipanti, sia gli aventi diritto al voto sia gli eventuali auditori;
- la dichiarazione della sussistenza del numero legale;
- tutti gli eventuali eventi che possano aver portato ad una sospensione/rinvio, anche temporanei, dell’incontro.