Regolamento per lo svolgimento delle riunioni in modalità telematica degli Organi collegiali dell’associazione Arci La Dimora APS

ed. 30 agosto 2022

Art. 1 – Oggetto

1. Il presente regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi collegiali dell’associazione Arci LA Dimora APS, e va ad allegarsi al Regolamento Generale, di cui fa parte integrante.
2. Sono Organi collegiali dell’associazione interessati dal presente regolamento gli organismi definiti dall’Art. 8 dello Statuto vigente.
3. Questo stesso regolamento viene esteso e si applica altresì agli eventuali Gruppi di Lavoro tematici istituiti con apposita delibera dall’Assemblea o dal Consiglio Direttivo.

Art. 2 – Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento sono definite “riunioni in modalità telematica” le riunioni degli Organi collegiali che si svolgano nelle seguenti due modalità alternative:
   a) uno o più componenti, collegati per teleconferenza, partecipano anche a distanza, ossia da luoghi diversi, anche differenti tra loro, dalla sede formale dell’incontro fissato nella convocazione;
   b) lo svolgimento della riunione e la manifestazione del voto avviene attraverso l’uso e lo scambio della posta elettronica ordinaria o certificata all’interno del dominio ladimoragdr.it o certificata.
2. Per teleconferenza si intende l’utilizzo di canali elettronici finalizzato a facilitare la comunicazione simultanea tra gruppi di persone situate contemporaneamente in due o più luoghi diversi, attraverso modalità telematiche audio e video, o altrimenti anche solo audio (cellulari oppure via internet o satellite).
3. Nel caso specifico ed esclusivo del Consiglio Direttivo, si considerano teleconferenze anche le riunioni d’urgenza svolte attraverso il canale testuale riservato del gruppo Whatsapp dedicato.
4. Quale sede formale dell’incontro, che deve essere indicata nel verbale, s’intende il luogo nel quale la riunione viene convocata e coincide con il luogo di presenza fisica del Segretario verbalizzante.

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi

1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un Organo collegiale nelle ipotesi di cui all’art. 2 comma 1 lett. a) presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a garantire:

• la riservatezza della seduta;
• l’identificazione degli intervenuti;
• nel caso di teleconferenza, la reciproca percezione audiovisiva/audio tra tutti i membri che consenta ai componenti dell’organo di partecipare in tempo reale a due vie e, dunque, il collegamento simultaneo tra tutti i partecipanti su un piano di perfetta parità al dibattito;
• la visione degli atti della riunione;
• lo scambio di documenti;
• la visione dei documenti sottoposti alla discussione e oggetto di votazione;
• la discussione, l’intervento e il diritto di voto in tempo reale degli argomenti affrontati.

1. Al fine di consentire in ogni caso la conoscibilità degli atti della riunione fra tutti i partecipanti, è comunque possibile, preventivamente o contestualmente alla seduta, l’utilizzo della casella di posta elettronica istituzionale, di sistemi informatici di condivisione di files (ad es. cloud) o tramite fax.

Art. 4 – Convocazione e svolgimento delle sedute

1. La convocazione delle adunanze degli Organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata, a cura del Presidente ovvero del Segretario dell’associazione, a tutti i componenti dell’Organo secondo le modalità previste dallo Statuto.

1bis. Viene prevista la possibilità, per quanto riguarda il solo Consiglio Direttivo e gli eventuali Gruppi di Lavoro, di convocare una riunione d’urgenza in deroga alle tempistiche e modalità di convocazione previste dallo Statuto e dal presente regolamento, qualora l’imponga la necessità di discutere e/o deliberare su questioni immediate e non differibili.

2. La convocazione di cui al comma 1 contiene l’indicazione espressa del possibile ricorso alla modalità telematica e le relative motivazioni, unitamente alle risorse necessarie a permettere la partecipazione e l’identificazione dei convocati.
3. Per la validità delle riunioni in modalità telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per le riunioni ordinarie.
4. È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che consenta il rispetto delle prescrizioni di cui al presente regolamento e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti che garantiscano la segretezza della seduta.
5. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’Ordine del giorno, compete al Presidente e al Segretario verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti e la loro identificazione.

5bis. Le eventuali deleghe alla partecipazione all’Organo collegiale vengono verificate e gestite secondo le medesime procedure previste a Statuto.

6. La manifestazione del voto può avvenire:
   a) in modo palese, nominativamente;
   b) in modo segreto, mediante l’utilizzo di moduli anonimi, accessibili esclusivamente ai Soci membri dell’Organo collegiale attraverso l’account istituzionale.
7. Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso alla riunione, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente della Giunta e del Consiglio che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere interrotta e/o rinviata.
8. Qualora durante una votazione si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, il Presidente riapre la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione, tenuto conto che i componenti collegati in videoconferenza sono considerati assenti giustificati. In tal caso restano valide le deliberazioni adottate fino al momento della sospensione della seduta.
9. Qualora durante lo svolgimento della riunione vengano meno altri requisiti di cui all’Art. 3 comma 1), Presidente e Segretario possono concordemente disporne l’immediata interruzione e/o il rinvio.
10. Laddove non diversamente disposto dal presente regolamento, nello svolgimento delle riunioni valgono le medesime procedure previste in caso di riunione in presenza.

Art. 5 – Verbalizzazione delle riunioni

Nel verbale della riunione deve essere riportato:

• la modalità di svolgimento della seduta;
• (solo nel caso del Consiglio Direttivo) l’indicazione dell’avvenuta convocazione d’urgenza, ai sensi del presente Regolamento;
• la dichiarazione dell’avvenuta identificazione dei partecipanti, sia gli aventi diritto al voto sia gli eventuali auditori;
• la dichiarazione della sussistenza del numero legale;
• tutti gli eventuali eventi che possano aver portato ad una sospensione/rinvio, anche temporanei, dell’incontro.