Regolamento interno
Parte I
Diritti e doveri dei Soci
Articolo 1
Diritto di informazione I – Consiglio Direttivo
(rif. Statuto Art. 6, comma 2)
1) il Consiglio Direttivo comunica a cadenze regolari ai soci gli esiti delle riunioni del consiglio stesso, le delibere e le disposizioni prese, almeno una volta al mese se possibile.
2) La comunicazione può avvenire in forma di sunto dei verbali, o estratto di essi, mediante mail inviata a tutti i soci contemporaneamente.
3) I soci sono altresì informati delle prossime riunioni del consiglio, in modo da poter avere il tempo di proporre integrazioni o modifiche all’ordine del giorno. Il socio può successivamente alla riunione di consiglio richiedere approfondimenti, che il Consiglio Direttivo è tenuto a fornire il prima possibile, o altrimenti motivando l’impossibilità di venire incontro alla richiesta del socio.
4) All’interno del Consiglio Direttivo, la redazione delle mail informative istituzionali è in capo alla Segreteria.
Articolo 2
Diritto di informazione II – Strumenti Informativi e tutela della privacy
1) Tutti i Soci possono inviare loro comunicazioni riservate dirette:
1a) al Presidente presidenza@ladimoragdr.it;
1b) al Segretario segreteria@ladimoragdr.it;
1c) al Consiglio Direttivo consiglio.direttivo@ladimoragdr.it;
1d) ai singoli Consiglieri che hanno messo a disposizione dei Soci i loro recapiti personali; in questo caso il Socio dovrà specificare che si tratta di comunicazione inviata ai sensi del presente Articolo del regolamento.
1e) tramite Posta Elettronica Certificata alla PEC dell’associazione arci.ladimora.aps@pec.it
2) Tutti i Soci, dando l’assenso al trattamento dei dati personali a fini associativi, vengono dotati di un account personale nel dominio ladimoragdr.it ed iscritti alla mailing list riservata strettamente ai Soci.
2a) L’account personale descritto dal comma precedente è necessario per partecipare alle operazioni di voto a distanza, ricevere verbali e utilizzare le risorse condivise a disposizione dei Soci.
2b) Tutte le comunicazioni, a qualunque titolo e destinazione, inviate con il tramite dell’account personale di cui sopra si intendono inviate dal Socio a sua piena e personale responsabilità.
3c) Attivazione e utilizzo dell’account personale è responsabilità del Socio. L’associazione non è in alcun modo responsabile dell’eventuale non utilizzo dell’account e della conseguente impossibilità di ricevere e leggere regolarmente le comunicazioni sociali. Eventuali difficoltà tecniche o richieste di assistenza in merito devono essere tempestivamente riportate al gestore dei dati personali, designato dal Consiglio Direttivo.
3d) Nel caso in cui i responsabili indicati dal successivo comma 4) verifichino un utilizzo improprio o contrario ai valori statutari di un qualsiasi account personale, provvederanno a sospenderlo immediatamente ed a avviare una valutazione del Socio responsabile ai sensi dell’art. 5bis dello Statuto.
3) Il Circolo, per il tramite della Segreteria, invia le varie comunicazioni sociali ai Soci nel loro complesso esclusivamente tramite la mailing list dedicata, che funge anche da bacheca elettronica per tutti gli obblighi di pubblicazione e trasparenza interna previsti dallo Statuto e dal presente regolamento.
3a) Le comunicazioni che vengono inviate tramite questo strumento sono riservate esclusivamente ai Soci stessi e all’ambito interno al circolo, e la loro diffusione, copia anche di parte di esse, e/o divulgazione in un ambito esterno senza giusta causa è proibita, e costituisce atto sanzionabile ai sensi dell’art. 5bis dello Statuto.
3b) Le clausole di riservatezza disposte dal comma precedente vengono applicate anche alle comunicazioni di cui al comma 1 del presente Articolo.
3c) Per tutti gli altri canali di comunicazione pure presenti e utilizzati (chat Whatsapp, Telegram, post Facebook, sito web etc) valgono le disposizioni vigenti del Codice di Tutela della Privacy, del Codice Civile e del Codice Penale relativamente alla tutela dei diritti della persona.
4) I responsabili del trattamento dei dati personali e quindi anche dell’attuazione e verifica della presente parte del regolamento sono designati dal Consiglio Direttivo con apposita delibera.
Articolo 3
Diritto di consultazione dei libri sociali
(rif. Statuto Art. 6, comma 2)
1) I libri sociali e i documenti inerenti l’amministrazione dell’Associazione sono a disposizione del socio, non oltre il trentesimo giorno successivo al ricevimento da parte del Consiglio Direttivo della richiesta scritta, presso la sede sociale e ad un orario compatibile con le esigenze sia della sede che del socio.
1a) La richiesta di cui al comma precedente può essere inviata anche via PEC, o mediante documento firmato digitalmente, oppure mail inviata tramite l’account personale ladimoragdr.it al Consiglio Direttivo.
1b) Nella richiesta di cui ai comma 1) e 1a), il Socio consultante deve esplicitare di essere consapevole che i documenti consultati sono di uso strettamente interno e che vi possono essere presenti anche dati personali sottoposti a tutela della privacy, impegnandosi quindi a non divulgarli all’esterno dell’associazione stessa ed in generale a non farne uso improprio
2) Viene istituito il Registro di visione dei libri sociali, in cui verrà annotato il nome del socio che consulta i documenti, il giorno e l’ora della consultazione, la tipologia di libri consultati e la firma del socio e del Segretario (o altro consigliere delegato dal Consiglio Direttivo). Sul registro verranno annotate anche le eventuali osservazioni da parte del socio o, altrimenti, la loro assenza.
2a) In caso di richiesta avanzata per via telematica, la copia della detta richiesta unitamente a copia dell’invio dei documenti al Socio richiedente va a fare parte del Registro e sostituisce la registrazione manuale.
3) In caso di forza maggiore, l’indisponibilità temporanea della documentazione, anche di parte di essa, per la quale è stato esercitato il diritto e formulata la relativa richiesta, dovrà essere tempestivamente comunicata per iscritto e motivata dall’organo amministrativo al socio richiedente.
4) Durante le assemblee i libri sociali sono disponibili alla visione e consultazione dei soci senza alcuna particolare formalità. Le eventuali osservazioni saranno annotate sul verbale della stessa assemblea.
5) I suddetti libri sociali sono consultabili anche in modalità a distanza, inviabili al Socio che ne farà richiesta specifica ai sensi del presente Articolo, fermi restando gli obblighi di non divulgazione e riservatezza previsti.
Articolo 4
Diritto di ricorso all’Organismo di Garanzia
(rif. Statuto Art. 6, comma 3, e Art. 12)
1) Il Socio può richiedere l’intervento dell’Organo di Garanzia definito dallo Statuto inoltrando la sua istanza alla Presidenza, alla Segreteria, ad un Consigliere del Consiglio Direttivo, od al Consiglio Direttivo nel suo complesso ai sensi della Parte I, art. 2, comma 1 del presente regolamento.
2) La Presidenza è tenuta a inviare al’Organo di Garanzia l’istanza del Socio, eventualmente accompagnata da una valutazione approvata dal Consiglio Direttivo, entro una settimana dal ricevimento.
3) Il Socio può inoltrare in alternativa la sua istanza direttamente all’Organo di Garanzia alla mail kovac@arci.it (Presidente Arci Genova).
Articolo 5
Consigliere responsabile dell’ammissione Soci
1) Il Consiglio Direttivo nomina al proprio interno un Consigliere, che dovrà essere indicato anche fra i gestori dati personali designati, delegato alla valutazione e ammissione delle domande di iscrizione dei nuovi Soci.
2) Le delibere emesse dal Consigliere delegato devono essere comunque sottoposte a ratifica dal CD durante la prima riunione utile.
Articolo 6
Partecipazione e gestione delle sessioni di gioco telematiche
Norme di comportamento (netiquette) da rispettare durante le sessioni di gioco online organizzate e tenute dall’associazione sui propri canali a distanza (Discord, Google Meet etc) sono regolate dallo specifico Codice di Condotta allegato al presente testo.
Parte II
Regolamento dei Consiglio Direttivo
(rif. Statuto Art. 10)
Articolo 1
Dovere di informazione
Premessa: come espresso chiaramente nello Statuto, nel circolo Arci La Dimora Aps organi sociali deliberanti sono l’Assemblea dei Soci e il Consiglio Direttivo. I Consiglieri hanno tutti poteri di rappresentanza generale, ma qualunque decisione che impegni l’Associazione deve essere deliberata o ratificata dal Consiglio Direttivo.
1) I singoli Consiglieri sono tenuti alla lettura dei documenti prodotti dal Consiglio Direttivo stesso, utilizzando tutti gli strumenti (account personali, mailing list, chat etc) messi a disposizione dall’associazione.
2) I singoli Consiglieri sono tenuti ad informare in maniera tempestiva e puntuale il Consiglio Direttivo di qualunque incontro, progetto o iniziativa che implichi la partecipazione dell’associazione, l’uso del suo nome, logo o patrimonio.
2a) Qualunque impegno preso dal singolo Consigliere senza che questo sia stato quantomeno comunicato o meglio ratificato dal CD, non vincola in alcun modo l’associazione.
3) L’attuazione dei comportamenti di cui ai comma precedenti è responsabilità personale del singolo Consigliere.
Articolo 2
Riunione in telepresenza
Si rimanda allo specifico e puntuale Regolamento Riunioni Telematiche, edizione 30 agosto 2022, allegato al presente testo.
Articolo 3
Custodia dei Libri Sociali
1) Il Consiglio Direttivo delibera il luogo di custodia dei vari Libri Sociali e dei documenti contabili, ed il/i consigliere/i responsabili della loro tenuta e redazione.
2) Il luogo esclusivo riservato alla loro consultazione da parte del/dei socio/i richiedente/i rimane sempre e comunque la sede sociale.
3) Il Consiglio Direttivo delibera la verifica della correttezza formale dei Libri Sociali a cadenza variabile, comunque non meno di una volta ogni anno solare. La verifica è compito del Segretario in contraddittorio con almeno un altro consigliere o socio a ciò designato dal Consiglio.
Parte III
I Volontari
Premessa
Si definisce quale Volontario dell’Associazione il Socio al quale è affidata in maniera continuativa e non saltuaria la responsabilità della gestione di eventi, sessioni o iniziative dell’associazione stessa, alla quale partecipino persone che siano a loro volta Soci o non-Soci, in locali sia di pertinenza dell’Associazione sia di terzi.
Articolo 1
Iscrizione al Registro dei Volontari
1) L’iscrizione di un Socio al Registro dei volontari viene decisa dal Consiglio direttivo con apposita delibera, dopo insindacabile valutazione della qualità e continuità dell’impegno, oltre che delle competenze personali.
2) L’eventuale successivo decadimento del Socio dalla qualifica di Volontario, sia esso conseguente a dimissioni volontarie o come provvedimento disciplinare, e dalle coperture assicurative che questa comporta, deve essere anch’esso assunto dal Consiglio Direttivo con relativa delibera.
2bis) La decadenza dalla qualifica di Socio in seguito al mancato rinnovo della tessera sociale entro i termini previsti comporta la contemporanea decadenza dalla qualifica di Volontario, senza necessità di delibera.
Articolo 2
Comportamento del Volontario
1) Il Volontario partecipa dei medesimi doveri degli altri Soci nei confronti dell’Associazione previsti dallo Statuto in termini di comportamento e osservanza delle delibere e disposizioni del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea, laddove non diversamente specificato.
Articolo 3
Responsabile dei Volontari
1) All’interno del Consiglio Direttivo viene indicato con apposita delibera il Consigliere responsabile dei Volontari.
2) Il Consigliere designato ha l’incarico di accogliere le richieste di iscrizione al Registro dei Volontari, di tenerlo aggiornato e di vigilare sull’osservanza dei doveri di cui all’Art.2 della presente Parte.
3) Qualora non espressamente nominato, o altrimenti temporaneamente impossibilitato a svolgere il suo compito il Consigliere designato, il ruolo di Responsabile dei Volontari viene assunto dal Presidente o, in sua assenza, dal VicePresidente.